Efektiivne ajajuhtimine MS Outlookis juhtidele ja edasijõudnutele

Outlook_logo

Kestus: 6 akadeemilist tundi
Investeering: 205 € + käibemaks 20%

Hea koostööoskus eeldab koostöögrupi liikmete oskust oma tegevusi prioritiseerida ja ajas juhtida. Oluline on teada koostöögrupi tavasid, luues ühiseid hoiakuid ja väärtusi, säästes ka teiste ajakasutust.

Edasijõudnutele kolm koolitust ühes:

  • ajajuhtimise teoreetilised teadmised (metoodikad ja head mõttemudelid)
  • MS Outlooki tehnilised oskused (sh serverlahenduse, kaugtöö ja mobiilse töö võimalused)
  • praktiline kogemus enda töökorralduse ja koostöö arendamiseks (fookus: koostöö efektiivsus)

Avatud koolitused toimuvad juhtimis- ja arvutikoolitusena arvutiklassis MS Outlook baasil.

Sisekoolitused (7-10 ak. tundi) toimuvad mobiilse sülearvutiklassiga (või töötajate sülearvutitega) ettevõtte infosüsteemis, koos e-koostöö heade tavade juurutamisega. Ühiste kokkulepete puudumisel loovad töötajad ise oma süsteemi (parema äranägemise järgi), mis sageli ei sobi koostöö tavadega.

Sihtrühm:

  • Juhid, projektijuhid jt. juhid, kes peavad efektiivselt juhtima koostööd, planeerima enda ja oma meeskonna ajakasutust, tööülesandeid, turvaliselt kasutama kaugtöö võimalusi ja mobiilseid lahendusi
  • Personalijuhid, kvaliteedijuhid, büroojuhid, kes vastutavad ettevõtte e-koostöö, heade tavade, kvaliteedi, asjaajamise korra eest
  • Sekretärid, juhiabid, asjaajajad, kes vastutavad suure osa asutuse e-asjaajamise eest
  • MS Outlooki igapäevased kasutajad, kes tunnevad, et aja- ja tööülesannete haldus võtavad palju aega, delegeerimiseks ja prioriteetide seadmiseks ei ole alati töötavat mudelit
  • IT tugiisikud, kes peavad igapäevaselt abistama kasutajaid
  • Töötajad, kes hakkavad kasutama MS Outlooki ettevõtte grupitöölahendust (MS Exchange) või lähevad üle uuele tarkvaraversioonile 

Eesmärgid:

  • töötada välja ja juurutada ettevõtte e-töökorralduse „Head tavad“ ajajuhtimise ja MS Outlooki kasutamisel, e-kirjade, kalendri, tööülesannete ja kontaktide halduse põhimõtted
  • saada selgeks ajajuhtimise mõttemudelid ja töötavad praktilised koostöölahendused, oskus neid rakendada MS Outlooki vahendite, MS Exchange serverlahenduse ning mobiilse töö võimalustega, muuta tööprotsessid ja infovahetus efektiivsemaks
  • saada teadmised ja oskused, mis aitavad säästa oluliselt aega e-kirjade töötlemisel, organiseerimisel, automatiseerimisel ja infootsingul (e-kirjade kaustasüsteem, reeglid, järeltegevused, prioriteedid, kategooriad, automatiseerimine, tööd kiirendavad nipid)
  • arendada juhtide ja töötajate isiklikku ajakasutust ning töökorralduse efektiivsust MS Outlookis (järeltegevused, tööde delegeerimine ja jälgimine, ühiskalendrid, koosolekud ja kohtumised, prioriteedid)

Eelteadmised:

  • MS Outlooki igapäevane kasutamine ja/või MS Outlooki baastaseme koolituse läbimine
  • hea arvutikasutamise oskus (Windows, e-post, tekstitöötlus, failihaldus)
  • abiks on ajajuhtimise teadmised ning praktiline kogemus e-posti, kalendri ja tööülesannete elektroonsel haldamisel

Sisu:

Sissejuhatus

  • ajajuhtimine – tegevuste planeerimine ajas. Ajajuhtimise, e-koostöö korraldamise ja infotöötluse mõttemudelid
  • outlooki kasutajavaate seaded – kuidas on mugavam töötada?
  • koostöö korraldamine MS Outlooki serverlahendusega (Exchange) ja ilma
  • kaugtöö ja mobiilse töö võimalused, serverlahendus (Exchange), meiliserveriga ühenduse loomine: WiFi, WebApp, VPN, Offline, mobiiliga sünkroniseerimine jt. tehnilised võimalused
  • e-töökorralduse ja koostöö nn. „Head tavad“ ehk etikett
  • aadressraamatu ideoloogia
  • kontaktide haldus, oma leviloendid, probleemide ennetamine kontaktihalduses

Töö e-kirjadega (E-mail), e-posti korraldamine:

  • e-posti korraldamise tavad, spetsiifilised seaded uue kirja või vastuskirja loomisel
  • e-kirja standard, ametkiri, pealkiri, allkirjad, õigekiri, metainfo
  • kaustasüsteem, personaalne ja ühine info, lemmikkaustad. Oma kaustasüsteemi korrastamine
  • reeglite kasutamine, äraolekuteate (Out of office) seaded ja tava
  • kuidas kasutada info otsingusüsteeme, otsingukaustu, luua detailset otsingut? Indekseerimine
  • saabunud e-kirja töötlemine, reeglite kasutamine. Millised tegevused automatiseerida?
  • e-kirja järeltegevused, prioriteedid, delegeerimine, tegemata tööde täitmise jälgimine
  • turvalisus MS Outlookis. Rämpsposti reeglid. Kuidas märgata viirust?
  • info saatmise-vastuvõtmise vead ja tehnilised probleemid
  • e-kirja ja e-posti reguleerimise seaduslikud alused. E-kiri, kui juriidiline dokument, turunduskanal, organisatsiooni mainekujundaja

Ajaplaneering (Calendar):

  • ajaplaani koostamise põhimõtted
  • eesmärgi püstitamine, kuidas töötada efektiivsemalt?
  • õiguste süsteem, oma kalendriinfo jagamine koostöögrupile
  • enda aja planeerimine, korduvate sündmuste planeerimine ja korraldamine Outlookis
  • kuidas vältida ajakonflikte MS Outlookis?
  • kokkusaamiste korraldamine, koosolekute planeerimise tavad, korraldamise jälgimine serverlahendusega ja ilma (koostööpartner)
  • MS Outlooki kalendri seaded

Tööülesanded (Tasks):

  • enda tööülesannete planeerimine ajas
  • töövälised tegevused, isiklik elu, selle planeerimine Outlookis
  • e-kirja toomine tööülesannetesse
  • millal kasutada järeltegevust (ToDo) ja millal tööülesannet (Task)
  • tööülesannete vaated ja seaded Outlookis
  • kaastöötajatele tööülesannete delegeerimise tavad ja delegeerimiste jälgimine Outlookis
  • kuidas öelda „EI“ MS Outlookis ja arvutitöös?
  • tööde prioriteedid ja realiseerimise võimalused MS Outlookis. Mis on just hetkel ja täna oluline?
  • pakilised ja olulised tegevused – maatrikssüsteemi loomine MS Outlookis
  • arvutitöö segajad ja ajaraiskajad, nendega toimetulek
  • tööde grupeerimine, miks see on vajalik ja realiseerimise võimalused MS Outlookis
  • kuidas planeerimiseks aega võita ja milline on hea plaan?

Kokkuvõte ja praktikum

  • konsultatsioon - lahenduste leidmine tekkinud küsimustele ja Teie tööprotsesside optimeerimiseks

Tulemus:
Koolituse läbinu oskab professionaalsel tasemel:

  • väärtustada aega, korraldada ajajuhtimist, enda ja töökaaslaste aega planeerida, seada eesmärke
  • kasutada ja jälgida e-töökorralduse häid tavasid ja ühiseid koostööprotsesse
  • jälgida tööülesannete ja delegeerimiste täitmist
  • eristama pakilisi ja olulisi tegevusi, paremini planeerima tegevusi ajas
  • õigesti kasutada kontaktihaldust ja aadressraamatut
  • säästa aega infootsingul
  • tähtsustada grupitöö ja e-koostöö eeliseid

Toimumise koht: Suur-Sõjamäe 10a, Tallinn või ettevõttes kohapeal (sh. mobiilse sülearvutiklassiga)

Koolitaja: Arvo Saat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SOOVIN SISEKOOLITUST
Kui kalendrist sobivat aega või koolitust ei leidnud, siis saada palun siit oma soov.
1000 märki vaba

© 2016 Tallinna Arvutikool OÜ. Kõik õigused kaitstud Webmaster

otsi pilt v