Ajajuhtimine Outlookis baastasemele

Outlook_logo

Õppe kogumaht: 6 akadeemilist tundi

Investeering: 150 € + käibemaks 20%

Ajajuhtimise ja MS Outlooki kasutamise baaskoolitus. Hea koostööoskus eeldab koostöögrupi liikmete oskust oma tegevusi prioritiseerida ja ajas juhtida. Kolm koolitust ühes:

  • ajajuhtimise teoreetilised teadmised (lihtsad ja töökindlad mõttemudelid)
  • MS Outlooki tehnilised oskused (sh serverlahenduse, kaugtöö ja mobiilse töö võimalused)
  • enda e-töökorralduse praktiline korraldamine (fookus: enda efektiivsus)

Avatud koolitused toimuvad arvutiklassis MS Outlook baasil.

Sisekoolitused (7-10 ak. tundi) toimuvad mobiilse sülearvutiklassiga (või töötajate sülearvutitega) ettevõtte infosüsteemis (Exchange), koos e-koostöö heade tavade juurutamisega. Ühiste kokkulepete puudumisel loovad töötajad ise oma süsteemi (parema äranägemise järgi), mis sageli ei sobi koostöö tavadega.

Sihtrühmad:

  • Töötajad, kes soovivad oluliselt arendada oma isiklikku ajakasutust, saada süsteemset ülevaadet ajajuhtimise põhitõdedest, luua oma ajajuhtimise süsteem MS Outlookis
  • MS Outlooki kasutajad, kes tunnevad, et e-kirjade töötlemine, ajahaldus, tööülesannete planeerimine, kontaktide haldus või infohaldus võtavad palju aega ja „segavad“ põhitöö tegemist
  • Juhid, osakonna, projekti töörühma jt. koostöögrupi liikmed, kes soovivad oluliselt efektiivsemalt koostööd korraldada läbi individuaalse meisterlikkuse tõstmise arvuti ja mobiili kasutamisel tegevuste juhtimiseks ajas
  • Ettevõtted, kes on juurutamas MS Outlooki ja MS Exchange serverilahendust ja soovivad juurutada e-koostöö häid tavasid ning serverlahenduse võimalusi – viia organisatsioon uuele koostöötasemele
  • Töötajad, kes hakkavad kasutama MS Outlooki ettevõtte grupitöölahendust (MS Exchange) või lähevad üle uuele tarkvaraversioonile

Eesmärgid:

  • saada selgeks ajajuhtimise põhitõed ja töötavad praktilised lahendused, oskus neid rakendada MS Outlooki vahendite ning võimalustega
  • arendada juhtide ja töötajate isiklikku ajakasutust ning töökorralduse efektiivsust
  • töötada välja oma ajakasutuse süsteem MS Outlookis, e-posti kaustasüsteemi, kalendri, tööülesannete ja kontaktihalduse põhimõtted, arvestades e-töökorralduse „Hea tavaga“
  • leida endale sobivad tööd kiirendavad nipid, lihtsamad võimalused kaugtöö, mobiilse töö ja infotöötluse automatiseerimise korraldamiseks

Eelteadmised:

  • hea arvutikasutamise oskus (Windows, e-post, tekstitöötlus, failihaldus)
  • ettevõttesisesel koolitusel – Exchange serveris kasutajagruppide, õigustesüsteemi, ühiskalendrite, ühisressursside, infohaldussüsteemi olemasolu

Õppematerjalid: Õppematerjalid jagatakse osalejatele elektroonselt ja/või paberkandjal.

Sisu:

  • Sissejuhatus:
    • -Ajajuhtimise ja e-töökorralduse põhitõed
    • -Elektroonse töökorralduse nn. „Hea tava“ ehk etikett
    • -Outlooki kasutajavaate seaded – kuidas on mugavam töötada?
  • Töö e-kirjadega (E-mail):
    • -e-kirja loomine ja saadud e-posti efektiivne töötlemine
    • -Infootsing, info tagasiside jälgimine
    • -e-kirja standard, ametkiri, pealkiri, allkirjad, õigekiri
    • -e-kirja lisade e. manuste loomine ja õige kasutamine saatmisel
    • -Järeltegevuslipu kasutamine
    • -Kaustasüsteem, personaalsed kaustad, lihtsamad automatiseerimise võimalused (reeglid, Out of office)
    • -Turvalisus. Rämpspost. Kuidas märgata viirust?
    • -e-posti kasutamise enamlevinud vigade vältimine
  • Kontaktide (Contacts) haldus ja kasutamisvõimalused, vead kontaktiväljade täitmisel, aadressraamat
  • Töö kalendritega (Calendar):
    • -Ajaplaneerimise põhitõed
    • -Enda aja planeerimine
    • -Korduvate sündmuste planeerimine
    • -Koosolekute korraldamine, koosolekukutsetele vastamine
    • -Kolleegide kalendrikannete jälgimise võimalused
  • Tööülesannete (Tasks) planeerimine ajas:
    • -Tööde planeerimise põhitõed
    • -Endale tööülesande loomine ja selle täitmise jälgimine
    • -Töökaaslasele töö delegeerimine ja selle täitmise jälgimine
  • Kokkuvõte ja praktikum:
    • -MS Outlooki lihtsamad seaded ja muud olulised võimalused
    • -Enda ajajuhtimise arendamine, lihtsad võimalused kaugtöö, mobiilse töö ja infotöötluse automatiseerimise korraldamiseks (võimalusel oma reaalselt töötava konto baasil)

Õpiväljundid:
Koolituse läbinu oskab:

  • kasutada ja jälgida ajajuhtimise põhitõdesid ning e- töökorralduse „Head tava“
  • säästa aega e-kirjade töötlemisel, organiseerimisel, infootsingul, luua ja kasutada kaustasüsteemi MS Outlookis
  • enda ajajuhtimisega toime tulla, planeerida enda ja koosolekute aega, jälgida ja prioritiseerida tööülesannete täitmist ajas
  • õigesti kasutada kontaktihaldust
  • teadvustada grupitöö, kaug- ning mobiilse töö võimalusi
  • leida endale sobivaid MS Outlooki info sünkroniseerimiseks

Koolituse lõpus väljastatakse tunnistus või tõend koolituse läbimise kohta.

Tunnistus/tõend väljastatakse osalejale, kes on läbinud koolituse täies mahus.

Toimumise koht: Suur-Sõjamäe 10a, Tallinn või ettevõttes kohapeal (sh. mobiilse sülearvutiklassiga)

Koolitaja: Arvo Saat või Mari Käis

Jätkukoolitusena soovitame: Efektiivne ajajuhtimine ja e-kirjade organiseerimine (MS Outlook juhtidele ja edasijõudnutele).

SOOVIN SISEKOOLITUST
Kui kalendrist sobivat aega või koolitust ei leidnud, siis saada palun siit oma soov.
1000 märki vaba