Meistriklass: E-kirjade professionaalne korraldamine ja automatiseerimine MS Outlookis

Outlook_logo

Kõik arvutikasutajad saadavad ja loevad e-kirju, aga väga vähesed teavad, kuidas e-postiga efektiivselt toimetada!

E-postis liikuva info ja e-dokumentide organiseerimine ning automatiseerimine MS Outlookis vastavalt asjaajamise korrale ja IT juhenditele. Paljudel asutustel ja firmadel on vaja korrastada väga suur meiliinfo kogus nii, et info oleks õigel kujul, õiges kohas ja kiirelt leitav.

Kestus: 6 akadeemilist tundi (sisekoolitusel 5+5 ak. tundi, koos ajajuhtimise meistriklassiga)

Investeering: 205 € + käibemaks 20% (lõunasöögiga)

Kolm koolitust ühes vastavalt ettevõtte vajadusele:

  • teoreetilised teadmised e-kirjade tavadest, infohaldusest, õigekirjast, kirjastandarditest
  • tehnilised oskused Outlook – Exchange serverlahenduse, kaugtöö ja mobiilsete funktsionaalsuse kasutamiseks (kõikide versioonidega, kõikidele tasemetele)
  • e-töökorralduse juurutamine koos heade tavade väljatöötamisega; praktiline kogemus isikliku infohalduse ja ühise info korraldamiseks (koolituse käigus korrastatakse oma postkast, kaustasüsteem, kontaktihaldus, MS Outlooki seaded jpm.)

Avatud koolitused toimuvad arvutiklassis MS Outlook 2013 baasil, vajadusel 2010 või 2007 baasil.

Sisekoolitused toimuvad mobiilse sülearvutiklassiga või töötajate sülearvutitega ettevõtte infosüsteemis (Exchange). Eeltöö käigus luuakse „Heade tavade“ dokument, täpsustuvad teemad. Põhjalik juhendmaterjal on kohandatud Teie ettevõttele ja on Teie Outlooki ekraanipiltidega.

Sihtrühm:

  • Personalijuhid, kvaliteedijuhid, büroojuhid, kes vastutavad ettevõtte e-koostöö, heade tavade, asjaajamise korra ja tööprotsesside kvaliteedi eest
  • Sekretärid, juhiabid, asjaajajad, kes vastutavad asutuse e-kirjade töötlemise ja saatmise eest
  • Juhid, projektijuhid jt. juhid, kes peavad töötlema olulist infot e-kirjade teel, turvaliselt kasutama kaugtöö ja mobiilseid lahendusi meilide töötlemiseks
  • MS Outlooki igapäevased kasutajad, kes tunnevad, et e-kirjade töötlemine, kontaktide ja infohaldus võtavad palju aega ja „segavad“ põhitöö tegemist
  • IT tugiisikud, kes peavad igapäevaselt abistama arvutikasutajaid
  • Ettevõtted, kes on juurutamas MS Outlook-Exchange serverilahendust ja e-koostöö häid tavasid - soovivad viia organisatsiooni uuele koostöötasemele
  • Töötajad, kes hakkavad kasutama MS Outlooki ettevõtte grupitöölahendust (MS Exchange) või lähevad üle uuele tarkvaraversioonile (MS Outlook 2013 või Office 365)

Eesmärgid:

  • tõsta oluliselt ettevõtte usaldusväärtust läbi professionaalse infovahetuse korraldamise e-kirjade töötlemisel (MS Outlooki keskkonnas)
  • muuta oluliselt arvutikasutajana hoiakuid elektroonse töökorralduse osas, teha e-kirjade töötlemine lihtsaks ja meeldivaks
  • saada selgeks meilide töötlemise nn. „Head tavad“ – etikett, üldtunnustatud reeglid, põhimõtted sh. ka ülevaade seadusaktidest, turvalisusest, kirjastandardist EVS 882-1:2013
  • saada selgeks parimad praktilised oskused ühiste teadmiste rakendamiseks MS Outlookis
  • oma MS Outlooki postkasti korrastamine, kaustasüsteemi, reeglite, järeltegevuste, prioriteetide, kategooriate süsteemi väljatöötamine ja rakendamine

Eelteadmised:

  • e-posti igapäevane kasutamine
  • hea arvutikasutamise oskus (Windows, e-kiri, tekstitöötlus, failihaldus)
  • abiks on infohalduse või dokumendihalduse teadmised ja praktiline kogemus dokumendihalduse korraldamisel

Sisu:

  • MS Outlook grupitöövahendina
    • MS Outlooki kasutamine (MS Exchange serverlahendusega või ilma)
    • Kuidas on Outlookis mugavam töötada? Outlooki kasutajavaate seaded ja erinevate vaadete kasutamine
    • E-töökorraldus ja e-post: üldised põhimõtted meiliserveris ja „Head tavad“ ehk etikett
    • Kaustasüsteem, personaalsed ja ühiskaustad, lemmikkaustad
    • Aadressraamat. Kontaktide halduse vead ja probleemid, enda leviloendi loomine
  • Töö e-kirjadega e. meilidega
    • E-kirja loomine vastavalt kirjastandardile
    • Kirja pealkirja ja metainfo loomise põhimõtted MS Outlookis
    • E-kirja seaded kirja saatmisel, info tagasiside jälgimine
    • Automaatsed allkirjad
    • Õigekirja kontroll ja keelemoodulite kasutamine
    • E-kirja lisade ehk manuste loomine ja õige kasutamine saatmisel
    • Info saatmise vead ja tehniliste probleemide lahendamine
  • E-kirja järeltegevused
    • Järeltegevuste süsteemi jälgimine - lipud, tegemist vajavate tööde jälgimine
    • Filtrite kasutamine
    • Saabunud e-kirjade töötlemine, automatiseerimine, reeglite kasutamine
    • Delegeerimine ja selle jälgimine
    • E-kirja prioriteedid
    • Turvalisus. Rämpsposti reeglid. Kuidas märgata viirust
  • Infootsing
    • Otsingu seaded, detailsem otsing
    • Nutikad otsingusüsteemid
    • Otsingukaustad, otsinguvahendid, indekseerimine
  • E-kiri kui juriidiline dokument
    • E-posti reguleerimise seaduslikud alused.
    • E-kirja töötlemise psühholoogilised ja tehnoloogilised aspektid
    • Välisringi (kliendid, partnerid, ametiasutused) asjaajamiskorra ja siseringi (töökaaslased, sõpruskond) e-kirja head tavad
  • Postkasti puhastamine ja korrastamine
    • Millal on postkast liiga suur ja kuidas probleemi lahendada?
    • Postkasti puhastamise kiired abimehed
    • Arhiveerimise kord ja seaded
    • MS Outlooki programmi spetsiifilisemad seaded (e-post ja e-kiri)
  • Kokkuvõte ja praktikum
    • MS Outlooki detailsemad seaded ja muud olulised võimalused
    • Enda e-postkasti korrastamine õpitud vahenditega

Tulemus
Koolituse läbinu oskab professionaalselt:

  • säästa oluliselt enda ja koostöögrupi aega e-kirjade töötlemisel, organiseerimisel, infootsingul
  • luua, kasutada ja arendada kaustasüsteemi
  • õigesti kasutada kontaktihaldust ja liste
  • seadistada enda Outlooki mugavamaks tööks
  • kasutada ja jälgida elektroonse töökorralduse häid tavasid – üldtunnustatud reegleid ja etiketti
  • jälgida e-postiga kaasnevaid ohte, probleeme, seadusandlust

Koolitaja: Arvo Saat, Tallinna Arvutikooli direktor (Eesti esimese arvutikooli asutaja)

  • Aidanud juurutada e-töökorraldust (serverlahendust) ja häid tavasid üle 20 aasta paljudes ettevõttetes ja riigiasutustes 
  • Tegevjuhi, personalidirektori ja IT-juhi kogemusega praktik.
  • Juhtinud sadu juhtimis- ja IT-alaseid koolitusprojekte.
  • Spetsialiseerunud suurte koolitusprojektide koostamisele ja juhtimisele ning Outlook-Exchange serverlahenduste juurutamisele ettevõttes
  • Osalenud kutsestandardite ja kõrgkoolide IT õppekavade väljatöötamise töörühmades
  • Äripäeva „IT juhtimise käsiraamatu“ esmatrüki projektijuht ja kaasautor, kirjutanud palju artikleid ajajuhtimise, e-koostöö korraldamise jt. teemadel, koostanud õpikuid ja juhendmaterjale
  • IT-juhtide klubi asutaja (1999.a.), PARE liige alates 1999.a.
  • Haridusasutuste IKT-juhtimise ja IKT arengukavade koostamise ekspert

Toimumise koht: Suur-Sõjamäe 10 või Lõõtsa 6, Tallinn

Seotud koolitused: 

Meistriklass: Efektiivne ajajuhtimine ja tööde planeerimine MS Outlookis (juhtkonnale või edasijõudnu tasemel koostöögruppidele)

UUS! Sisekoolitus - Efektiivne ajajuhtimine ja tööde planeerimine Outlookis

Efektiivne ajajuhtimine ja e-kirjade organiseerimine (MS Outlook baaskoolitus)

Efektiivne ajajuhtimine ja e-kirjade organiseerimine (MS Outlook juhtidele ja edasijõudnutele)

Projektijuhtimise efektiivne planeerimine

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SOOVIN SISEKOOLITUST
Kui kalendrist sobivat aega või koolitust ei leidnud, siis saada palun siit oma soov.
1000 märki vaba

© 2016 Tallinna Arvutikool OÜ. Kõik õigused kaitstud Webmaster

otsi pilt v