Project Description

Õppe kogumaht: 6 akadeemilist tundi
Investeering: 205 € + käibemaks 20%

Hea koostööoskus eeldab koostöögrupi liikmete oskust oma tegevusi prioritiseerida ja ajas juhtida. Oluline on teada koostöögrupi tavasid, luues ühiseid hoiakuid ja väärtusi, säästes ka teiste ajakasutust.

Edasijõudnutele kolm koolitust ühes:

  • ajajuhtimise teoreetilised teadmised (metoodikad ja head mõttemallid)
  • MS Outlooki tehnilised oskused (sh serverlahenduse, kaugtöö ja mobiilse töö võimalused)
  • praktiline kogemus enda töökorralduse ja koostöö arendamiseks (fookus: koostöö efektiivsus)

Avatud koolitused toimuvad juhtimis- ja arvutikoolitusena arvutiklassis MS Outlook baasil.

Sisekoolitused (7-10 ak. tundi) toimuvad mobiilse sülearvutiklassiga (või töötajate sülearvutitega) ettevõtte infosüsteemis, koos e-koostöö hea tava juurutamisega. Ühiste kokkulepete puudumisel loovad töötajad ise oma süsteemi (parema äranägemise järgi), mis sageli ei sobi koostöö tavadega.

Sihtrühm:

  • Juhid, projektijuhid jt. juhid, kes peavad efektiivselt juhtima koostööd, planeerima enda ja oma meeskonna ajakasutust, tööülesandeid, turvaliselt kasutama kaugtöö võimalusi ja mobiilseid lahendusi
  • Personalijuhid, kvaliteedijuhid, büroojuhid, kes vastutavad ettevõtte e-koostöö, hea tava, kvaliteedi, asjaajamise korra eest
  • Sekretärid, juhiabid, asjaajajad, kes vastutavad suure osa asutuse e-asjaajamise eest
  • MS Outlooki igapäevased kasutajad, kes tunnevad, et aja- ja tööülesannete haldus võtavad palju aega, delegeerimiseks ja prioriteetide seadmiseks ei ole alati töötavat mudelit
  • IT tugiisikud, kes peavad igapäevaselt abistama kasutajaid
  • Töötajad, kes hakkavad kasutama MS Outlooki ettevõtte grupitöölahendust (MS Exchange) või lähevad üle uuele tarkvaraversioonile

Eesmärgid:

  • töötada välja ja juurutada ettevõtte e-töökorralduse „Hea tava“ ajajuhtimise ja MS Outlooki kasutamisel, e-kirjade, kalendri, tööülesannete ja kontaktide halduse põhimõtted
  • saada selgeks ajajuhtimise mõttemudelid ja töötavad praktilised koostöölahendused, oskus neid rakendada MS Outlooki vahendite, MS Exchange serverlahenduse ning mobiilse töö võimalustega, muuta tööprotsessid ja infovahetus efektiivsemaks
  • saada teadmised ja oskused, mis aitavad säästa oluliselt aega e-kirjade töötlemisel, organiseerimisel, automatiseerimisel ja infootsingul (e-kirjade kaustasüsteem, reeglid, järeltegevused, prioriteedid, kategooriad, automatiseerimine, tööd kiirendavad nipid)
  • arendada juhtide ja töötajate isiklikku ajakasutust ning töökorralduse efektiivsust MS Outlookis (järeltegevused, tööde delegeerimine ja jälgimine, ühiskalendrid, koosolekud ja kohtumised, prioriteedid)

Eelteadmised:

  • MS Outlooki igapäevane kasutamine ja/või MS Outlooki baastaseme koolituse läbimine
  • hea arvutikasutamise oskus (Windows, e-post, tekstitöötlus, failihaldus)
  • abiks on ajajuhtimise teadmised ning praktiline kogemus e-posti, kalendri ja tööülesannete elektroonsel haldamisel

Õppematerjalid: Õppematerjalid jagatakse osalejatele elektroonselt ja/või paberkandjal.

Õpiväljundid:
Koolituse läbinu oskab professionaalsel tasemel:

  • väärtustada aega, korraldada ajajuhtimist, enda ja töökaaslaste aega planeerida, seada eesmärke
  • kasutada ja jälgida e-töökorralduse head tava ja ühiseid koostööprotsesse
  • jälgida tööülesannete ja delegeerimiste täitmist
  • eristada pakilisi ja olulisi tegevusi, paremini planeerida tegevusi ajas
  • õigesti kasutada kontaktihaldust ja aadressraamatut
  • säästa aega infootsingul
  • tähtsustada grupitöö ja e-koostöö eeliseid

Koolituse lõpus väljastatakse tunnistus või tõend koolituse läbimise kohta.

Tunnistus/tõend väljastatakse osalejale, kes on läbinud koolituse täies mahus.

Toimumise koht: Suur-Sõjamäe 10a, Tallinn või ettevõttes kohapeal (sh. mobiilse sülearvutiklassiga)

Koolitaja: Arvo Saat

Õppekavarühm: arvutikasutus.

Sissejuhatus

  • ajajuhtimine – tegevuste planeerimine ajas. Ajajuhtimise, e-koostöö korraldamise ja infotöötluse mõttemudelid
  • outlooki kasutajavaate seaded – kuidas on mugavam töötada?
  • koostöö korraldamine MS Outlooki serverlahendusega (Exchange) ja ilma
  • kaugtöö ja mobiilse töö võimalused, serverlahendus (Exchange), meiliserveriga ühenduse loomine: WiFi, WebApp, VPN, Offline, mobiiliga sünkroniseerimine jt. tehnilised võimalused
  • e-töökorralduse ja koostöö nn. „Hea tava“ ehk etikett
  • aadressraamatu ideoloogia
  • kontaktide haldus, oma leviloendid, probleemide ennetamine kontaktihalduses

Töö e-kirjadega (E-mail), e-posti korraldamine:

  • e-posti korraldamise tavad, spetsiifilised seaded uue kirja või vastuskirja loomisel
  • e-kirja standard, ametkiri, pealkiri, allkirjad, õigekiri, metainfo
  • kaustasüsteem, personaalne ja ühine info, lemmikkaustad. Oma kaustasüsteemi korrastamine
  • reeglite kasutamine, äraolekuteate (Out of office) seaded ja tava
  • kuidas kasutada info otsingusüsteeme, otsingukaustu, luua detailset otsingut? Indekseerimine
  • saabunud e-kirja töötlemine, reeglite kasutamine. Millised tegevused automatiseerida?
  • e-kirja järeltegevused, prioriteedid, delegeerimine, tegemata tööde täitmise jälgimine
  • turvalisus MS Outlookis. Rämpsposti reeglid. Kuidas märgata viirust?
  • info saatmise-vastuvõtmise vead ja tehnilised probleemid
  • e-kirja ja e-posti reguleerimise seaduslikud alused. E-kiri, kui juriidiline dokument, turunduskanal, organisatsiooni mainekujundaja

Ajaplaneering (Calendar):

  • ajaplaani koostamise põhimõtted
  • eesmärgi püstitamine, kuidas töötada efektiivsemalt?
  • õiguste süsteem, oma kalendriinfo jagamine koostöögrupile
  • enda aja planeerimine, korduvate sündmuste planeerimine ja korraldamine Outlookis
  • kuidas vältida ajakonflikte MS Outlookis?
  • kokkusaamiste korraldamine, koosolekute planeerimise tavad, korraldamise jälgimine serverlahendusega ja ilma (koostööpartner)
  • MS Outlooki kalendri seaded

Tööülesanded (Tasks):

  • enda tööülesannete planeerimine ajas
  • töövälised tegevused, isiklik elu, selle planeerimine Outlookis
  • e-kirja toomine tööülesannetesse
  • millal kasutada järeltegevust (ToDo) ja millal tööülesannet (Task)
  • tööülesannete vaated ja seaded Outlookis
  • kaastöötajatele tööülesannete delegeerimise tavad ja delegeerimiste jälgimine Outlookis
  • kuidas öelda „EI“ MS Outlookis ja arvutitöös?
  • tööde prioriteedid ja realiseerimise võimalused MS Outlookis. Mis on just hetkel ja täna oluline?
  • pakilised ja olulised tegevused – maatrikssüsteemi loomine MS Outlookis
  • arvutitöö segajad ja ajaraiskajad, nendega toimetulek
  • tööde grupeerimine, miks see on vajalik ja realiseerimise võimalused MS Outlookis
  • kuidas planeerimiseks aega võita ja milline on hea plaan?

Kokkuvõte ja praktikum

  • konsultatsioon – lahenduste leidmine tekkinud küsimustele ja Teie tööprotsesside optimeerimiseks

Efektiivne ajajuhtimine MS Outlookis juhtidele ja edasijõudnutele

  • Tallinna Arvutikool OÜ ei jaga teie andmeid kolmandate osapooltega ning kasutab saadud andmeid vaid koolituste info edastamiseks.

Liitu Tallinna Arvutikooli uudiskirjaga

Saa tulevaste koolituste kohta infot esimesena

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.