Õppemaht, õppemeetodid: Auditoorne praktiline töö arvutiklassis 6 akadeemilist tundi.
Tegemist on integreeritud praktilise ja teoreetilise õppega kogu koolituse ulatuses.
Investeering: 205 € + käibemaks 22%
Hea koostööoskus eeldab koostöögrupi liikmete oskust oma tegevusi prioritiseerida ja ajas juhtida. Oluline on teada koostöögrupi tavasid, luues ühiseid hoiakuid ja väärtusi, säästes ka teiste ajakasutust.
Edasijõudnutele kolm koolitust ühes:
- ajajuhtimise teoreetilised teadmised (metoodikad ja head mõttemallid)
- MS Outlooki tehnilised oskused (sh serverlahenduse, kaugtöö ja mobiilse töö võimalused)
- praktiline kogemus enda töökorralduse ja koostöö arendamiseks (fookus: koostöö efektiivsus)
Avatud koolitused toimuvad juhtimis- ja arvutikoolitusena arvutiklassis MS Outlook baasil.
Sisekoolitused (7-10 ak. tundi) toimuvad mobiilse sülearvutiklassiga (või töötajate sülearvutitega) ettevõtte infosüsteemis, koos e-koostöö hea tava juurutamisega. Ühiste kokkulepete puudumisel loovad töötajad ise oma süsteemi (parema äranägemise järgi), mis sageli ei sobi koostöö tavadega.
Sihtrühm:
- Juhid, projektijuhid jt. juhid, kes peavad efektiivselt juhtima koostööd, planeerima enda ja oma meeskonna ajakasutust, tööülesandeid, turvaliselt kasutama kaugtöö võimalusi ja mobiilseid lahendusi
- Personalijuhid, kvaliteedijuhid, büroojuhid, kes vastutavad ettevõtte e-koostöö, hea tava, kvaliteedi, asjaajamise korra eest
- Sekretärid, juhiabid, asjaajajad, kes vastutavad suure osa asutuse e-asjaajamise eest
- MS Outlooki igapäevased kasutajad, kes tunnevad, et aja- ja tööülesannete haldus võtavad palju aega, delegeerimiseks ja prioriteetide seadmiseks ei ole alati töötavat mudelit
- IT tugiisikud, kes peavad igapäevaselt abistama kasutajaid
- Töötajad, kes hakkavad kasutama MS Outlooki ettevõtte grupitöölahendust (MS Exchange) või lähevad üle uuele tarkvaraversioonile
Eesmärgid:
- töötada välja ja juurutada ettevõtte e-töökorralduse „Hea tava“ ajajuhtimise ja MS Outlooki kasutamisel, e-kirjade, kalendri, tööülesannete ja kontaktide halduse põhimõtted
- saada selgeks ajajuhtimise mõttemudelid ja töötavad praktilised koostöölahendused, oskus neid rakendada MS Outlooki vahendite, MS Exchange serverlahenduse ning mobiilse töö võimalustega, muuta tööprotsessid ja infovahetus efektiivsemaks
- saada teadmised ja oskused, mis aitavad säästa oluliselt aega e-kirjade töötlemisel, organiseerimisel, automatiseerimisel ja infootsingul (e-kirjade kaustasüsteem, reeglid, järeltegevused, prioriteedid, kategooriad, automatiseerimine, tööd kiirendavad nipid)
- arendada juhtide ja töötajate isiklikku ajakasutust ning töökorralduse efektiivsust MS Outlookis (järeltegevused, tööde delegeerimine ja jälgimine, ühiskalendrid, koosolekud ja kohtumised, prioriteedid)
Eelteadmised:
- MS Outlooki igapäevane kasutamine ja/või MS Outlooki baastaseme koolituse läbimine
- hea arvutikasutamise oskus (Windows, e-post, tekstitöötlus, failihaldus)
- abiks on ajajuhtimise teadmised ning praktiline kogemus e-posti, kalendri ja tööülesannete elektroonsel haldamisel
Õppematerjalid: Õppematerjalid jagatakse osalejatele elektroonselt ja/või paberkandjal.
Õpiväljundid:
Koolituse läbinu oskab professionaalsel tasemel:
- väärtustada aega, korraldada ajajuhtimist, enda ja töökaaslaste aega planeerida, seada eesmärke
- kasutada ja jälgida e-töökorralduse head tava ja ühiseid koostööprotsesse
- jälgida tööülesannete ja delegeerimiste täitmist
- eristada pakilisi ja olulisi tegevusi, paremini planeerida tegevusi ajas
- õigesti kasutada kontaktihaldust ja aadressraamatut
- säästa aega infootsingul
- tähtsustada grupitöö ja e-koostöö eeliseid
Koolituse lõpus väljastatakse tunnistus või tõend koolituse läbimise kohta.
Tunnistus/tõend väljastatakse osalejale, kes on läbinud koolituse täies mahus.
Toimumise koht: Suur-Sõjamäe 10a, Tallinn või ettevõttes kohapeal (sh. mobiilse sülearvutiklassiga)
Koolitaja: Arvo Saat
Õppekavarühm: arvutikasutus.
Sissejuhatus
- ajajuhtimine – tegevuste planeerimine ajas. Ajajuhtimise, e-koostöö korraldamise ja infotöötluse mõttemudelid
- outlooki kasutajavaate seaded – kuidas on mugavam töötada?
- koostöö korraldamine MS Outlooki serverlahendusega (Exchange) ja ilma
- kaugtöö ja mobiilse töö võimalused, serverlahendus (Exchange), meiliserveriga ühenduse loomine: WiFi, WebApp, VPN, Offline, mobiiliga sünkroniseerimine jt. tehnilised võimalused
- e-töökorralduse ja koostöö nn. „Hea tava“ ehk etikett
- aadressraamatu ideoloogia
- kontaktide haldus, oma leviloendid, probleemide ennetamine kontaktihalduses
Töö e-kirjadega (E-mail), e-posti korraldamine:
- e-posti korraldamise tavad, spetsiifilised seaded uue kirja või vastuskirja loomisel
- e-kirja standard, ametkiri, pealkiri, allkirjad, õigekiri, metainfo
- kaustasüsteem, personaalne ja ühine info, lemmikkaustad. Oma kaustasüsteemi korrastamine
- reeglite kasutamine, äraolekuteate (Out of office) seaded ja tava
- kuidas kasutada info otsingusüsteeme, otsingukaustu, luua detailset otsingut? Indekseerimine
- saabunud e-kirja töötlemine, reeglite kasutamine. Millised tegevused automatiseerida?
- e-kirja järeltegevused, prioriteedid, delegeerimine, tegemata tööde täitmise jälgimine
- turvalisus MS Outlookis. Rämpsposti reeglid. Kuidas märgata viirust?
- info saatmise-vastuvõtmise vead ja tehnilised probleemid
- e-kirja ja e-posti reguleerimise seaduslikud alused. E-kiri, kui juriidiline dokument, turunduskanal, organisatsiooni mainekujundaja
Ajaplaneering (Calendar):
- ajaplaani koostamise põhimõtted
- eesmärgi püstitamine, kuidas töötada efektiivsemalt?
- õiguste süsteem, oma kalendriinfo jagamine koostöögrupile
- enda aja planeerimine, korduvate sündmuste planeerimine ja korraldamine Outlookis
- kuidas vältida ajakonflikte MS Outlookis?
- kokkusaamiste korraldamine, koosolekute planeerimise tavad, korraldamise jälgimine serverlahendusega ja ilma (koostööpartner)
- MS Outlooki kalendri seaded
Tööülesanded (Tasks):
- enda tööülesannete planeerimine ajas
- töövälised tegevused, isiklik elu, selle planeerimine Outlookis
- e-kirja toomine tööülesannetesse
- millal kasutada järeltegevust (ToDo) ja millal tööülesannet (Task)
- tööülesannete vaated ja seaded Outlookis
- kaastöötajatele tööülesannete delegeerimise tavad ja delegeerimiste jälgimine Outlookis
- kuidas öelda „EI“ MS Outlookis ja arvutitöös?
- tööde prioriteedid ja realiseerimise võimalused MS Outlookis. Mis on just hetkel ja täna oluline?
- pakilised ja olulised tegevused – maatrikssüsteemi loomine MS Outlookis
- arvutitöö segajad ja ajaraiskajad, nendega toimetulek
- tööde grupeerimine, miks see on vajalik ja realiseerimise võimalused MS Outlookis
- kuidas planeerimiseks aega võita ja milline on hea plaan?
Kokkuvõte ja praktikum
- konsultatsioon – lahenduste leidmine tekkinud küsimustele ja Teie tööprotsesside optimeerimiseks
Efektiivne ajajuhtimine MS Outlookis juhtidele ja edasijõudnutele
Liitu Tallinna Arvutikooli uudiskirjaga
Saa tulevaste koolituste kohta infot esimesena