Meistriklass: Efektiivne ajajuhtimine ja tööde planeerimine MS Outlook'is

Aega ei ole! Kiire on! Kalendri optimeerimine ja tegevuste planeerimine ajas nii, et tööd saaksid tehtud
tähtaegselt

Kestus: 6 akadeemilist tundi (sisekoolitusel 5+5ak tundi, koos meilihalduse meistriklassiga)

Investeering: Hind grupile sõltub grupi suurusest

Vastavalt osalejate vajadusele:

Teoreetilised teadmised ajajuhtimisest ja tööde planeerimisest, ajajuhtimise head tavad ja töötavad mõttemudelid;
tehnilised oskused MS Outlook Exchange serverlahenduse, kaug- ja mobiilse töö funktsionaalsuse kasutamiseks (kõikide versioonidega kõikidele tasemetele);
e-töökorralduse juurutamine koos heade tavade väljatöötamisega;
praktiline kogemus isikliku ajahalduse ja ühise ajaplaneerimise korraldamiseks;
tööd kiirendavad nipid (koolituse käigus korrastatakse oma kalender ja tööülesanded nii, et koostöö oleks mugavam).

Avatud koolitused toimuvad arvutiklassis MS Outlook 2019 või 2013 baasil.

Sisekoolitused toimuvad mobiilse sülearvutiklassiga (või töötajate sülearvutitega) ettevõtte infosüsteemis (Exchange). Eeltöö käigus luuakse „E-koostöö hea tava“ dokument, täpsustuvad teemad. Põhjalik juhendmaterjal on kohandatud teie ettevõttele ja on teie MS Outlook’i ekraanipiltidega.

Sihtrühm:

Personalijuhid, kvaliteedijuhid, büroojuhid, kes vastutavad ettevõtte e-koostöö, heade tavade, asjaajamise korra ja tööprotsesside kvaliteedi eest
Sekretärid, juhiabid, asjaajajad, kes vastutavad asutuse ruumiressursi eest ja peavad olema kursis ühiskalendritega
Juhid, projektijuhid jt. juhid, kellele on oluline õige ajaplaani koostamine ja tegevuste tähtajaline täitmine (sh. turvaline kaugtöö ja mobiilne töö)
MS Outlook’i igapäevased kasutajad, kes tunnevad, et aja- ja tööülessannete haldus võtavad palju aega, on erinevates kohtades, planeerimiseks, delegeerimiseks ja prioriteetide seadmiseks ei ole alati töötavat mõttemudelit
IT tugiisikud, kes peavad igapäevaselt abistama arvutikasutajaid
Töötajad, kes hakkavad kasutama MS Outlook’i ettevõtte grupitöölahendust (MS Exchange) või lähevad üle uuele tarkvaraversioonile

Eesmärgid:

Saada selgeks edasijõudnu tasemel oskused MS Outlook’i kasutamiseks ja tegevuste juhtimiseks ajas – ajajuhtimise ja tööülesannete süsteem on elektroonsel kujul, igapäevaselt kasutatav;
vähendada oluliselt tunnet “Kahjuks pole aega, mul on kiire!”;
saada selgeks elektroonse töökorralduse nn „head tavad“ – etikett, üldtunnustatud reeglid, e-koostöö ja ühise ajajuhtimise põhimõtted;
teadvustada ja oluliselt efektiivsemalt kasutada MS Outlook’i võimalusi grupitöö, kaugtöö ja mobiilse töö korraldamisel;
muuta tööprotsessid ja infovahetus kiiremaks.

Eeltingimused:

MS Outlook’i igapäevane kasutamine ja/või MS Outlook’i baastaseme koolituse läbimine;
abiks on ajajuhtimise teadmised ja praktiline kogemus kalendri ja tööülesannete elektroonsest haldamisest;
koolitus toimub ettevõttes (sisevõrgus) või arvutiklassis juhtimis- ja arvutikoolitusena.

Koolituse läbinu oskab edasijõudnu tasemel:

Jälgida igapäevaselt enda kalendrisüsteemi ja planeerida tööde reaalset täitmist MS Outlookis
Saada aru, kuidas toimub ajajuhtimine Outlookiga sisevõrgus, välisvõrgus, kaugtöö ja mobiilse töönaJälgida enda ja delegeeritud tööülesannete täitmist

Koolitaja: Arvo Saat, Tallinna Arvutikooli direktor (Eesti esimese arvutikooli asutaja),

Aidanud juurutada e-töökorraldust (serverlahendust) ja häid tavasid üle 20 aasta paljudes ettevõtetes ja riigiasutuses
Tegevjuhi, personalidirektori ja IT-juhi kogemusega praktik.
Juhtinud sadu juhtimis- ja IT-alaseid koolitusprojekte.
Spetsialiseerunud suurte koolitusprojektide koostamisele ja juhtimisele ning Outlook-Exchange serverlahenduste juurutamisele ettevõttes
Osalenud kutsestandardite ja kõrgkoolide IT õppekavade väljatöötamise töörühmades
Äripäeva „IT juhtimise käsiraamatu“ esmatrüki projektijuht ja kaasautor, kirjutanud palju artikleid ajajuhtimise, e-koostöö korraldamise jt. teemadel, koostanud õpikuid ja juhendmaterjale
IT-juhtide klubi asutaja (1999.a.), PARE liige alates 1999.a.
Haridusasutuste IKT-juhtimise ja IKT arengukavade koostamise ekspert

Õppekavarühm: arvutikasutus.

Seotud koolitused:

Eeltööd, seadistamine

MS Outlook’i kasutajavaate seaded – kuidas on mugavam töötada?
Ajajuhtimine – tegevuste juhtimine ajas, ajajuhtimise põhimõisted
Elektroonse töökorralduse nn „Head tavad“ ehk etikett
Aadressraamatu ideoloogia, grupid, ressursid, õiguste süsteem
Kontaktide halduse õige kasutamine, oma leviloendi loomine (list)
Kaustasüsteem, õiguste süsteem
MS Outlook’i info sünkroniseerimine teiste seadmetega, kaugtöö

Ajaplaneering

MS Outlook’i kalendri erinevad vaated ja seaded
Ajaplaani koostamise põhimõtted
Enda aja planeerimine, korduvate sündmuste planeerimine ja korraldamine MS Outlook’is
Õiguste andmine oma Kalendri kaustale. Kalendriinfo jagamise põhimõtted
Planeerija kasutamine. Kolleegide aja ja ressursside planeerimine, info jälitamine
Koosoleku planeerimine tööprotsessina
Koosoleku sisu, aja, osalejate muutmine, muudatustele reageerimine, muudatuste jälgimine
Kuidas vältida ajakonflikte?

Tööülesanded

Tööülesannete vaated ja seaded MS Outlook’is
Enda tööülesannete efektiivne planeerimine
Töövälised tegevused, isiklik elu, selle planeerimine MS Outlook’is
E-kirjade jm elektroonse info toomine tööülesannetesse, kalendrisse
Kaastöötajatele tööülesannete delegeerimine ja nende jälgimine MS Outlook’is
Tööde prioriteedid. Mida pean tegema nüüd? Mis on just täna oluline? Erinevad võimalused MS Outlook’is
Pakilised ja olulised tegevused – maatrikssüsteemi loomine MS Outlook’is
Ajahakkijad, ajaraiskajad, ajalõksud (sh. e-töökorralduses ja MS Outlook’is)
Tööde grupeerimine. Miks see on vajalik ja kuidas seda teha MS Outlook’is?